Schluss mit dem Rätselraten bei Stickpreisen: Ein Profit-First-System für Material, Arbeitszeit, Overhead und Stichzahlen

Stickpreise zu kalkulieren ist nicht schwer, weil die Mathematik kompliziert wäre – es ist schwer, weil die echte Arbeit oft unsichtbar bleibt. Hier ein Nadelwechsel, dort ein Reststück Spezial-Stickvlies, zehn Minuten Fäden schneiden, fünf Minuten Verpacken – und dann noch die „kurze“ DM vom Kunden, die dir den ganzen Nachmittag frisst.

Wenn du als fortgeschrittener Stickerin oder Shop-Inhaber*in wöchentlich Angebote schreibst, kennst du dieses miese Gefühl: Auftrag sauber abgeliefert – und am Ende bleibt weniger als Mindestlohn übrig. Dieser Leitfaden ist das System, das dich davor schützt, Premium-Arbeit zum Discount zu liefern.

Wenn Stickpreise schiefgehen, liegt es meist nicht am Kunden – sondern an den fehlenden Kosten

Die Kernwarnung ist klar: Falsche Preisgestaltung hat nur zwei Ergebnisse. Zu niedrig – und du bezahlst den Kunden dafür, dass er dein Produkt mitnimmt (finanzieller Verlust). Zu hoch, ohne den Wert zu erklären – und du hörst nichts mehr (Marketingverlust).

Das Ziel ist die „Sweet-Spot“-Triade: Kosten decken + faire Marge + wettbewerbsfähige Position.

Hier ist die „Reality-Check“-Erkenntnis, die viele am Anfang verpassen: Wettbewerbsfähig heißt nicht billigst. In der professionellen Maschinenstickerei bedeutet „wettbewerbsfähig“, dass dein Preis zu deiner Zuverlässigkeit passt. Ein Kunde, der 5 € für ein schiefes Polo-Logo zahlt, zahlt oft gern 8 €, wenn es gerade sitzt und pünktlich kommt.

Mindset-Shift: Du kalkulierst nicht nur Stiche. Du kalkulierst den Workflow – vom Moment, in dem du die Anfrage öffnest, bis das Paket rausgeht.

Die „versteckte Vorbereitung“, die Preise korrekt macht: Kostenliste bauen, bevor du den Taschenrechner anfasst

Bevor du ein Preismodell auswählst, brauchst du eine saubere Liste dessen, was du pro Auftrag wirklich verbrauchst. Wir starten mit Material, weil es am einfachsten zu erfassen ist – und gleichzeitig am leichtesten unterschätzt wird.

Materialien, die du zählen musst (die „unsichtbaren“ Verbrauchsmaterialien)

Dein Material-Block enthält das Offensichtliche:

• Stickgarn (kalkuliert pro 1.000 Stiche)
• Textilien/Artikel
• Stickvlies/Backing

Aber genau hier läuft Gewinn leise aus. Du musst außerdem berücksichtigen:

• Nadeln: Sie werden stumpf und brechen. Kalkuliere Nadeln als Verbrauch (z. B. „1 Nadel pro X Stunden Laufzeit“).
• Topping-Folie (Solvy): Unverzichtbar bei Frottee und Strick.
• Kleber/Sprays: Temporärer Sprühkleber summiert sich schnell.
• Teststickereien: Du stickst ein neues Motiv nie zuerst auf das Endteil. Testmaterial kostet Geld.

Pro-Tipp zur Stabilisierung: Materialkosten werden nur dann präzise, wenn du konsistent arbeitest. Wenn du jedes Mal eine andere Vlies-Kombination nutzt, „driften“ deine Kosten. Standardisiere deine „Rezepte“ (z. B. Standard-Strick = 1 Lage Cutaway + Spray).

Prep-Checkliste (Pre-Flight-Manifest):

• Alle Verbrauchsmaterialien auflisten: Garn, Stickvlies, Textil, Nadeln, Topping, Kleber.
• Textilquelle klären: Bringt der Kunde es mit (höheres Risiko) oder lieferst du (Markup-Chance)?
• Motivbedarf prüfen: Metallic-Garn? 3D Puff? Das braucht Zuschläge.
• Leistungsumfang definieren: Digitalisieren? Fäden schneiden? Verpacken? Versand?
• Lauf klassifizieren: Einzelstück/Prototyp (hohe Rüstkosten) oder Serienlauf (hohe Effizienz)?

Arbeitszeit ist mehr als Maschinenlaufzeit – bezahl dich für den kompletten Workflow

Arbeitszeit ist der stille Killer in Stickbetrieben. Dazu gehören Digitalisieren/Vorbereitung, Maschinenrüsten, Überwachen/Qualitätscheck und Finish (Fäden schneiden/Verpacken).

Viele berechnen „Stickzeit“, arbeiten aber während der „Einspannzeit“ gratis.

Die „Shopfloor“-Methode zur Zeitkalkulation

1. Stundensatz festlegen: Realistisch bleiben. Wenn du das nicht für 15 €/h machen würdest, berechne nicht 15 €/h.
2. Zeit in Blöcke teilen:
   • Pre-Production: Kundenmails, Digitalisieren, Vorbereitung.
   • Production: Einspannen und Maschinenüberwachung.
   • Post-Production: Sprungstiche schneiden, dämpfen, falten.

Reality-Check Einkopf: Wenn du dein Business auf einer Einkopf-Stickmaschine betreibst, ist deine Arbeitszeit pro Teil naturgemäß höher als in einer Fabrik mit 20 Köpfen. Du kannst nicht über Volumenpreise gegen eine Fabrik gewinnen – du gewinnst über Service, Geschwindigkeit und Individualisierung. Dein Preis muss widerspiegeln, dass du (oder deine Bedienerin) an diese Maschine gebunden bist.

Overhead ist nicht optional: Strom, Wartung, Abschreibung, Software, Miete, Marketing – alles muss bezahlt werden

Overhead ist die „Miete“, die dein Betrieb zahlt, um überhaupt zu existieren.

• Nebenkosten: Heizung, Licht, Maschinenstrom.
• Software: Digitizing-Software-Abos sind nicht günstig.
• Wartung: Fett, Öl, Technikertermine.

Die „Abschreibungsfalle“:

Warnung: „Leih“ dir nie Geld aus dem Maschinen-Ersatzbudget, nur um einen Dumping-Preis zu gewinnen. Maschinen verschleißen. Greifer bekommen Macken. Motoren lassen nach. Wenn dein Preis keinen kleinen Anteil für „die nächste Maschine“ enthält, hat dein Business ein Ablaufdatum.

Die Lösung: Schätze deinen monatlichen Overhead (z. B. 500 $). Schätze deine durchschnittlichen Monatsaufträge (z. B. 50). Addiere eine pauschale „Shop-Fee“ von 10 $ auf jede Rechnung, damit die Lichter anbleiben.

Komplexität im Motiv bepreisen: Stichzahl, Farbwechsel und anspruchsvolles Digitalisieren sind echte Kostentreiber

Nicht jeder Stich ist gleich. Ein 10.000-Stich Blockschrift-Logo ist easy; ein 10.000-Stich fotorealistisches Schattierungsdesign ist ein Albtraum aus Fadenrissen und Dichteproblemen.

Komplexitäts-Treiber:

1. Risiko: Hohe Dichte erhöht das Risiko von Kräuseln oder Nadelbruch.
2. Zeit: Trimmen und Farbwechsel stoppen die Maschine. Ein Motiv mit 15 Farbwechseln dauert deutlich länger als ein einfarbiges Motiv mit gleicher Stichzahl.
3. Skill: 3D Puff oder sehr kleine Schrift braucht zusätzliche Digitalisierarbeit.

Die Regel: Wenn du ein Motiv anschaust und sofort einen Knoten im Bauch hast, berechne einen Zuschlag. Das ist dein Praxisgefühl, das dir „hohes Risiko“ signalisiert.

Cost-Plus-Kalkulation für Stickerei: Die saubere Formel gegen Unterkalkulation

Das ist der Goldstandard für individuelle Aufträge. Er nimmt Emotion aus der Rechnung.

Die Formel: Gesamtkosten (Material + Arbeitszeit + Overhead-Anteil) + gewünschte Marge = Preis

Beispiel:

• Material: 5 $
• Arbeitszeit (30 Min @ 20 $/h): 10 $
• Overhead-Anteil: 5 $
• Gesamtkosten: 20 $
• Aufschlag (50%): +10 $
• Endpreis: 30 $

Diese Methode zwingt dich, deine Inputs ehrlich anzusehen. Wenn der Preis „zu hoch“ wirkt, senkst du nicht den Preis – du suchst Wege, die Kosten zu senken (Effizienz).

Stichzahl-Preise: Schnell anbieten – aber nur, wenn du die fehlenden Gebühren ergänzt

Das ist im B2B-Bereich Standard: „Wir berechnen 1,00 $ pro 1.000 Stiche.“

Die Falle: Wenn du strikt nach Stichzahl abrechnest, kostet ein 2.000-Stich Name auf einer schwierigen Tasche 2,00 $. Du kannst eine Tasche nicht für 2,00 $ einspannen, sticken und sauber nacharbeiten.

Die Lösung: Stichzahl-Preise müssen mit einer Mindest-/Grundpauschale kombiniert werden (z. B. „Mindestauftrag 25 $“).

Außerdem zählt die Technik. Wenn du komplexe Platzierungen beim Einspannen für Stickmaschine hast – z. B. hinten auf einer Cap oder auf einer dicken Jacke – brauchst du eine „Handling-Fee“. Das Stichzahlmodell rechnet nur die Nadelbewegung, nicht den Aufwand, das Teil sauber auf die Maschine zu bekommen.

Pauschalpreise für Polos und Caps: Stark bei Serien – wenn dein Prozess standardisiert ist

Pauschalpreis bedeutet Vorhersehbarkeit. „Alle linken Brustlogos kosten 7,00 $.“

Nutze das NUR, wenn:

1. Du das Textil kontrollierst (du weißt, wie es sich verhält).
2. Du die Größe kontrollierst (z. B. „bis 4 inches“).
3. Du der Konstanz deiner Maschine vertraust.

Wenn dein Workflow stark schwankt – mal Sticky-Vlies, mal Magnetrahmen, mal Klemmen – ist Pauschalpreis Glücksspiel.

Der Entscheidungsbaum aus echten Shops: Wähle das Preismodell passend zum Auftrag (nicht zur Laune)

Hör auf zu raten. Nutze diese Logik für jedes Angebot.

Entscheidungsbaum: Preismodell auswählen

1. Ist das Produkt standardisiert (z. B. 50 identische Caps)?
   • JA: Pauschalpreis (Speed gewinnt).
   • NEIN: Weiter zu Schritt 2.
2. Hast du verlässliche Daten zu deinen Kosten „pro 1.000 Stiche“?
   • JA: Stichzahl-Preis + Mindest-/Rüstpauschale.
   • NEIN: Weiter zu Schritt 3.
3. Ist es ein Einzelstück, Sonderfall oder Risikoartikel (z. B. Omas Quilt)?
   • JA: Cost-Plus (Sicherheit gewinnt).

Rüst-Strategien, die Profit schützen: separate Digitalisiergebühr, Mengenrabatte und Upsells, die Kunden mögen

Vier Hebel, um profitabler zu werden, ohne nur „Preise zu erhöhen“.

1) Digitalisiergebühr

Digitalisieren ist ein digitales Asset. Berechne es separat (15–50 $). Bei Folgeaufträgen kannst du es später kulant anrechnen – aber gib das initiale Setup nie gratis weg.

2) Sinnvolle Mengenrabatte

Rabatt nur dann, wenn deine Arbeitszeit pro Teil sinkt. Das erste Shirt einzuspannen dauert ähnlich lang wie das 50., aber die Rüstzeit verteilt sich.

3) Upsell-Komplettierer

Wenn Polos bestellt werden, frag: „Brauchen Sie passende Caps?“ Das ist margenstarkes Zusatzgeschäft.

4) Effizienz tracken

Du kannst nicht verbessern, was du nicht misst. Wenn deine Arbeitszeit hoch ist, schau auf deinen Arbeitsplatz. Eine dedizierte hooping station for embroidery machine kann die Platzierung standardisieren – du misst weniger nach, reduzierst Minuten pro Shirt und bekommst reproduzierbare Passung.

Das „Warum“ hinter profitablen Preisen: Du verkaufst keine Stiche – du verkaufst Zuverlässigkeit

Kunden zahlen für die Sicherheit, dass du ihre teuren Jacken nicht ruinierst. Diese Sicherheit kostet Geld.

Wenn du deine Tools upgradest, kaufst du dir eine Art Versicherung gegen Fehler. Klassische Schraubrahmen können auf empfindlichen Stoffen Rahmenspuren hinterlassen – und dann musst du im Zweifel das Teil ersetzen. Viele Shops wechseln deshalb auf ein Magnetrahmen-System, um dieses Risiko zu reduzieren. Der Magnet hält fest, ohne die Faser durch Innen-/Außenring-Reibung unnötig zu quetschen.

Wenn du korrekt kalkulierst, kannst du dir bessere Tools leisten. Bessere Tools bedeuten weniger Ausschuss. Weniger Ausschuss bedeutet höhere effektive Marge. Ein positiver Kreislauf.

Warnung: Magnet-Sicherheit
Magnetrahmen nutzen starke Neodym-Magnete. Sie können Haut stark einklemmen. Wichtig: Abstand zu Herzschrittmachern und sensiblen medizinischen Geräten halten. Magnete immer seitlich auseinander schieben – nicht unkontrolliert „zuschnappen“ lassen.

Troubleshooting der zwei Preis-Katastrophen: „Ich verliere Geld“ vs. „Ich verliere Kunden“

So diagnostizierst du die Lage.

Symptom 1: Du arbeitest am Wochenende, aber das Konto ist leer.

• Diagnose: Du behandelst Overhead und Arbeitszeit als „gratis“, weil du Solo bist.

Symptom 2: Kunden verschwinden nach dem Angebot.

• Diagnose: Preisschock, weil der Wert nicht sichtbar gemacht wurde.

Symptom 3: Du verlierst Anfragen an „Billig-Besticker“.

• Diagnose: Du kämpfst den falschen Kampf.

Upgrade-Pfad, der sich wirklich rechnet: Erst Zeit pro Teil senken, dann mehr Aufträge jagen

Wenn deine Preise sitzen, gibt es nur einen Weg zu mehr Gewinn: schneller werden.

Level 1: Einspann-Geschwindigkeit Einspannen ist der physische Engpass. Magnetrahmen können pro Einspannvorgang 15–30 Sekunden sparen, weil sie sich selbst ausrichten und schnell schließen. Bei 100 Teilen ist das fast eine Stunde Arbeitszeit.

Level 2: Ergonomische Konstanz Müdigkeit führt zu schiefen Shirts. Einspannstation sorgen dafür, dass Shirt #50 genauso eingespannt ist wie Shirt #1 – weniger „Mental Load“ bei der Ausrichtung.

Level 3: Produktions-Skalierung Wenn du zeitlich am Limit bist, brauchst du mehr Nadeln. Der Umstieg auf SEWTECH multi-needle embroidery machines ermöglicht mehrere Farben ohne manuelles Umfädeln und erhöht deine reale „Stiche pro Minute“-Leistung.

Betriebs-Checkliste: Angebot wie ein Profi – liefern wie ein Profi

Druck dir das aus und leg es neben den Rechner.

Betriebs-Checkliste:

• Modell passend: Richtiges Modell gewählt (Pauschal/Stichzahl/Cost-Plus)?
• Versteckte Kosten: Backing, Topping, Nadeln, Testmaterial drin?
• Komplexitätszuschlag: Risiko/Dichte hoch? 15–20% drauf.
• Zeitcheck: Einspannzeit und Finish-Zeit berechnet?
• Overhead: „Shop-Fee“ enthalten?
• Review: Fühlt sich der Preis so an, dass du den Auftrag gern machst – oder ärgerlich? (Wenn ärgerlich: neu kalkulieren.)

Ruhiger Abschluss: Preisgestaltung ist eine Fähigkeit – kein Raten, und es wird schnell leichter

Preisgestaltung ist ein Muskel. Beim ersten „korrekten“ Angebot wirst du Angst spüren. Du wirst denken, sie sagen nein.

Aber wenn sie „Ja“ sagen und du den Auftrag abschließt – mit Geld auf dem Konto, um Garn nachzukaufen oder Rahmen upzugraden, ohne schlechtes Gewissen – merkst du: Preisgestaltung ist nicht nur Mathe. Es ist der Respekt, den du für deine Arbeit einforderst.

Bleib beim System. Vertrau deinen Zahlen. Der Gewinn folgt.

FAQ

• Q: Welche Verbrauchsmaterialien müssen neben Stickgarn, Textilkosten und Stickvlies im Angebot unbedingt mitkalkuliert werden?
  A: Nimm die „unsichtbaren“ Verbrauchsmaterialien von Anfang an auf – sonst läuft bei jedem Auftrag Gewinn aus.
  • Führe Nadeln, Topping-Folie (Solvy), Kleber/Sprays und Teststickereien als eigene Kostenpositionen im Arbeitsblatt.
  • Standardisiere Stickvlies-„Rezepte“ (z. B. ein Strick-Rezept, das du jedes Mal nutzt), damit die Kosten pro Auftrag nicht mehr driften.
  • Kalkuliere einen Testlauf ein, wenn du ein neues Motiv oder einen neuen Materialtyp stickst.
  • Erfolgskontrolle: Das Angebot deckt die Kosten auch dann noch, wenn ein Nadelwechsel, ein Probestick und normaler Topping-/Kleberverbrauch anfallen.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Stelle den Auftrag für einen Monat auf Cost-Plus um, um sichtbar zu machen, welches Verbrauchsmaterial fehlt.
• Q: Wie berechnen Shop-Betreiber Arbeitszeit auf einer Einkopf-Stickmaschine korrekt, wenn Einspannen und Nacharbeit länger dauern als die reine Stickzeit?
  A: Berechne die komplette Workflow-Zeit – nicht nur die Maschinenlaufzeit.
  • Lege einen realistischen Stundensatz fest und teile den Auftrag in Pre-Production (Mails/Digitalisieren), Production (Einspannen/Überwachen) und Post-Production (Nacharbeit/Verpacken).
  • Rechne Einspannzeit explizit ein; lass „Einspannzeit“ nicht zu unbezahlter Arbeit werden.
  • Tracke Finish-Minuten (Sprungstiche schneiden, dämpfen, falten) und berechne sie konsequent.
  • Erfolgskontrolle: Der Endpreis fühlt sich auch nach Einspann- und Finish-Zeit noch profitabel an.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Hör auf mit reinen Stichzahl-Angeboten und nutze Cost-Plus, bis du wiederholbare Zeitdaten hast.
• Q: Wie sollten Stickbetriebe Overheadkosten wie Software, Nebenkosten und Maschinenwartung so verteilen, dass jede Rechnung den Betrieb mitträgt?
  A: Lege einen konstanten Overhead-Anteil (oft als pauschale „Shop-Fee“) auf jeden Auftrag, damit Overhead nie als „gratis“ behandelt wird.
  • Summiere den monatlichen Overhead (Nebenkosten, Software, Wartung) und teile durch die durchschnittliche Anzahl Monatsaufträge, um einen Overhead-Anteil pro Auftrag zu erhalten.
  • Plane einen kleinen Anteil für Abschreibung ein, damit die nächste Maschine über die Zeit mitfinanziert wird.
  • Wende die gleiche Pauschale konsequent an, statt sie bei kleinen Aufträgen „zu vergessen“.
  • Erfolgskontrolle: Die Monatsrechnungen decken den Overhead, ohne dass du am Maschinen-Ersatzbudget knabberst.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Schätze die durchschnittliche Monatsauftragszahl neu; eine falsche Job-Anzahl kann den Overhead unterfinanzieren.
• Q: Wann sollte ein Stickbetrieb einen Komplexitätszuschlag für hohe Dichte, viele Farbwechsel oder anspruchsvolles Digitalisieren wie 3D Puff berechnen?
  A: Immer dann, wenn das Motiv Risiko, Zeit oder Skill über ein Standardlogo hinaus erhöht.
  • Markiere Motive mit hoher Dichte (Risiko für Kräuseln/Nadelbruch), vielen Farbwechseln (mehr Stopps) oder Spezialtechniken (mehr Digitalisier-Skill).
  • Nutze einen klaren Komplexitätszuschlag (der Blog nennt 15–20% als typischen Aufschlag für riskante/dichte Arbeiten).
  • Erkläre den Zuschlag in einfacher Sprache: mehr Handling, höheres Ausfallrisiko oder längere Produktionszeit.
  • Erfolgskontrolle: Weniger „Überraschungs“-Verlangsamungen (Fadenrisse, Dichteprobleme) – und der Auftrag bleibt trotzdem profitabel.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Mach zuerst eine bezahlte Teststickerei und kalkuliere per Cost-Plus, um unbekanntes Risiko abzusichern.
• Q: Wie nutzen Stickbetriebe Magnetrahmen sicher, um Rahmenspuren zu reduzieren und gleichzeitig Quetschverletzungen sowie Risiken für medizinische Geräte zu vermeiden?
  A: Magnetrahmen können Rahmenspuren auf empfindlichen Stoffen reduzieren – aber der Umgang muss als Sicherheitsroutine behandelt werden.
  • Halte Magnetrahmen jederzeit fern von Herzschrittmachern und sensiblen medizinischen Geräten.
  • Trenne Magnete durch seitliches Auseinanderschieben; lass sie nicht unkontrolliert zusammenschnappen.
  • Schulen Bediener*innen, beim Schließen die Finger aus dem Bereich zu halten, da Neodym-Magnete stark einklemmen können.
  • Erfolgskontrolle: Keine sichtbaren Rahmenspuren, und das Öffnen/Schließen klappt ohne Fingerquetschungen.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Zurück zu einer kontrollierten Einspannroutine und den Handling-Schritt verlangsamen, bis sichere „Muscle Memory“ sitzt.
• Q: Was ist der schnellste Weg, um nicht mehr auf Stickaufträgen Geld zu verlieren, wenn man am Wochenende arbeitet, aber das Konto leer bleibt?
  A: Behandle das Symptom als Systemfehler und erzwinge Cost-Plus-Kalkulation für einen Monat.
  • Stelle jedes Angebot um auf: Material + Arbeitszeit (inkl. Nacharbeit/Verpacken) + Overhead-Anteil, dann Marge addieren.
  • Hör auf anzunehmen, dass Solo-Zeit „gratis“ ist – besonders Einspannen und Finish.
  • Tracke, wohin die Zeit wirklich geht (Pre-Production, Production, Post-Production) und berechne sie.
  • Erfolgskontrolle: Die gleiche Arbeitslast erzeugt planbaren Gewinn statt „busy but broke“.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Prüfe die Verbrauchsmaterialliste (Nadeln, Topping, Sprays, Teststickereien) und nimm fehlende Positionen als Standard auf.
• Q: Was sollte ein Stickbetrieb tun, wenn Kunden nach einem Angebot abtauchen, weil der Preis zu hoch wirkt?
  A: Nicht reflexartig den Preis senken – mach das Angebot detaillierter, damit der Wert sichtbar wird.
  • Gliedere das Angebot in klare Inklusivleistungen (Materialien wie Garn, bei Bedarf Topping-Folie, sowie Finish-Schritte wie sauberes Nacharbeiten).
  • Benenne, was der Kunde über Stiche hinaus kauft: Zuverlässigkeit, korrekte Platzierung und geringeres Risiko für ruinierte Textilien.
  • Halte den Preis stabil, aber mache Workflow und Qualitätskontrollen explizit.
  • Erfolgskontrolle: Mehr Kunden reagieren mit Rückfragen oder Freigaben statt mit Funkstille.
  • Wenn es trotzdem scheitert: Nutze bei Stichzahl-Angeboten eine Mindest-/Grundpauschale oder stelle bei ungewöhnlich schwierigem Handling/Platzierung auf Cost-Plus um.