Table of Contents
1 Overzicht (wat en wanneer)
Een robuuste map- en naamstrategie bespaart tijd, voorkomt frustratie en beschermt je werk tegen dataverlies. In deze gids leer je hoe je ontwerpbestanden downloadt, uitpakt, opschoont (alleen het bestandsformaat dat jouw machine gebruikt behouden), hernoemt en onderbrengt in themamappen. Je ziet ook hoe je lettertypes scheidt en hoe je met een externe schijf een tweede, veilige kopie bewaart.
- Wanneer toepassen: zodra je meerdere ontwerpen per week downloadt, of als je al eens een ontwerp “kwijt” bent geweest.
- Niet ideaal: als je bewust elk machineformaat wilt bewaren in je actieve werkmap. In dat geval houd je alle formaten in de originele zipback-up (zie verderop) en bewaar je in je werkmap alleen het formaat dat je gebruikt.
Let op: in de video wordt vooral met PES-bestanden gewerkt. Als jouw machine een ander formaat gebruikt, pas je dezelfde logica toe maar houd je jouw eigen formaat aan.
2 Voorbereiding
2.1 Benodigdheden
- Computer met Windows Explorer (of je eigen bestandsbeheerder)
- Toegang tot je downloadbron (bijv. Etsy)
- Borduursoftware om te bekijken/bewerken (bijv. So What Pro)
- Externe harde schijf voor back-up (aanbevolen)
2.2 Startpositie
Werk tijdelijk vanaf je bureaublad om nieuwe downloads overzichtelijk af te handelen. Dat maakt slepen, hernoemen en wegzetten naar je hoofdmap snel en visueel.
2.3 Snelcheck
- Kun je bij je downloadbron? Log in en controleer je aankopen.
- Is je externe schijf aangesloten en zichtbaar?
- Heb je voldoende vrije ruimte?
Checklist Voorbereiding
- Inloggegevens bij de hand
- Externe schijf aangesloten
- Voldoende schijfruimte
- Borduursoftware startklaar
In veel workflows helpt het om ook te noteren welke ring- of veldmaten je vaak gebruikt; zo kun je submappen maken die daarbij passen. Als je bijvoorbeeld regelmatig projecten plant voor een borduurring voor brother se600, helpt het om die maat in je bestandsnaam of mappenstructuur te laten terugkomen.
3 Setup: bestandsstructuur en back-up
3.1 De hoofdmap
Maak één hoofdmap op je (externe) schijf, bijvoorbeeld “Dani Embroidery”. Daaronder komen themamappen als “Animals”, “Birthday”, “Applique Characters”, “Theme Fonts and Alphas”, “True Fonts”, “Used Fonts”, en seizoenen/feestdagen.
3.2 Waarom zo centraal?
- Eén vindplaats
- Minder dubbels
- Sneller opschonen en back-uppen
3.3 Back-upstrategie
Bewaar een volledige kopie op een externe schijf. In de video wordt expliciet genoemd dat eerder werk verloren ging na een crash; sindsdien staat alles dubbel. Maak hiervan een gewoonte: na elke werksessie de hoofdmap synchroniseren.
Pro-tip Behandel je originele zipbestanden als “gouden master”. Laat ze intact in een aparte back-upmap staan. Je werkmap bevat alleen de uitgepakte, opgeschoonde set. Als je later van machine wisselt, kun je altijd terug naar die zip om andere formaten te halen.
Snelcheck
- Bestaat je hoofdmap op de externe schijf?
- Heb je een submap “Backups (ZIP)” waar je originele downloads onaangeroerd bewaart?
Checklist Setup
- Hoofdmap aangemaakt
- Themamappen aangemaakt
- Ritme voor back-up vastgelegd (bijv. na elke sessie)
Wie veel projecten op magnetische ringen maakt, kan desgewenst per thema nog submappen aanleggen op basis van ringmaat; dat voorkomt misgrijpen als je project om een magnetisch borduurraam voor borduurmachine vraagt.
4 Stappen in de praktijk
4.1 Downloaden en uitpakken
- Download elk zipbestand van je shop of leverancier.
- Open de zip met Windows Explorer en sleep de map naar je bureaublad.
Verwacht resultaat Je hebt per ontwerp een eigen map op het bureaublad, klaar voor opschonen.
Let op Het bureaublad kan snel vollopen. Werk in kleine batches (bijv. 5–10 ontwerpen) en verplaats die direct na het opschonen naar je hoofdmap.
4.2 Opschonen: alleen het juiste formaat houden
Open iedere ontwerpmap en sorteer op “Type”. Verwijder alle formaten die je niet gebruikt (bijv. DST, HUS, JEF, XXX, JPG, TXT). Houd alleen het door jouw machine gebruikte formaat over (in de video: PES voor Brother).
Waarom
- Minder schijfruimte
- Sneller scannen van mappen
- Minder risico op vergissingen bij het laden
Voorbeeld vóór en na - Voor: diverse formaten door elkaar
- Na: alleen PES-bestanden, overzichtelijk
Snelcheck
- Staat er nog maar één bestandsformaat in de map?
- Heb je niets verwijderd dat je machine wél nodig heeft?
Checklist Opschonen
- Sorteren op Type
- Overbodige formaten selecteren en verwijderen
- Alleen jouw machineformaat behouden
Als je vooral met magnetische klemramen werkt, is het handig om bij het opschonen alvast in gedachten te houden voor welke ring je het ontwerp straks wilt gebruiken; dat maakt mappen later terugvinden eenvoudiger—zeker als je vaak werkt met mighty hoop borduurringen voor brother.
4.3 Hernoemen: duidelijke, korte namen
Hernoem de map naar iets dat je in één oogopslag snapt: “Unicorn Only”, “Farm Numbers”, “Heart Puzzle”. Vermijd lange, cryptische leveranciersnamen.
Richtlijnen
- Beschrijf wat je ziet of hoe je het gebruikt
- Gebruik spaties i.p.v. underscores of streepjes (optioneel, maar consistentie is key)
- Voeg, als het helpt, maat of type toe (bijv. 5x7)
Snelcheck
- Herken je de inhoud zonder te openen?
- Zijn vergelijkbare ontwerpen op dezelfde manier benoemd?
Checklist Hernoemen
- Korte, beschrijvende naam
- Zelfde patroon voor vergelijkbare sets
Wie regelmatig verschillende machines gebruikt, kan in de naam aangeven voor welke set of maat iets bedoeld is; zo voorkom je later verwarring, zeker als je ook accessoires zoals een dime borduurring in je workflow inzet.
4.4 Sorteren in themamappen
Verplaats de opgeschoonde en hernoemde mappen van het bureaublad naar de juiste themamap in je hoofdmap: “Animals”, “Birthday”, “Applique Characters”, “Theme Fonts and Alphas”, “True Fonts”, “Used Fonts”, of een feestdag.
Voorbeeld - “Applique Characters”: losse figuren (zoals “Dragon”) die je later kunt samenvoegen met nummers.
- “Birthday”: kant-en-klare sets met cijfers 1–9, vaak per maat gescheiden.
- “Frames”: randen of kaders voor initialen of kleine motieven.
- “Theme Fonts”: lettertypes met thema (Halloween, 4th of July).
Snelcheck
- Alles van het bureaublad verplaatst?
- Staat elk ontwerp in de meest logische categorie?
Checklist Sorteren
- Bureaublad leegmaken
- Juiste themamap kiezen
- Eventueel submap per maat
Werk je vaak in kinderformaten zoals 4x4 of 5x7, noteer dat in de mapnaam. Het voorkomt misgrijpen als je even snel iets wilt stikken op een kleine thuis-machine zoals de se-reeks, die populair is bij gebruikers van een magnetische borduurring voor brother se1900.
4.5 Werken met lettertypes
Splits lettertypes in drie groepen:
- Theme Fonts (thematisch/feestdag)
- True Fonts (standaard lettertypes)
- Used Fonts (favorieten die je vaak inzet)
Zo hoef je bij een bestelling niet door alle alfabetten te bladeren—je pakt direct je “Used Fonts”.
4.6 Mergen en vervolgstappen
Een typische flow: sleep “Little Elephant” naar “Applique Characters”. Na het maken van “Elephant Numbers” verplaats je de set naar “Birthday”.
Pro-tip Als je een serie cijfers maakt (1–9), maak per cijfer een submap met de maat in de naam. Bij herhaalopdrachten vind je instant terug wat je eerder gebruikte.
Wie veel kleding of accessoires inspant met systemen zoals hoop master inspanstation voor borduurringen, profiteert ervan om ook per producttype een submap te hebben (bijv. “Shirts 5x7”, “Hoodies 6x10”); zo koppel je ontwerp en drager.
5 Kwaliteitscontrole
5.1 Wat is ‘goed’?
- Elke ontwerpmap bevat slechts het juiste machineformaat (bijv. alleen PES)
- Mapnaam is kort, eenduidig en herkenbaar
- Ontwerpen staan in logische thema- of productmappen
- Back-up (zip én werkkopie) bestaat op je externe schijf
5.2 Signalen van problemen
- Dubbele mappen met varianten van dezelfde naam
- Download-zip verdwenen of overschreven
- Onjuiste formaten blijven rondslingeren (verwarring bij laden op de machine)
Snelcheck Open willekeurig drie mappen uit verschillende thema’s. Kun je binnen 5 seconden zeggen wat erin zit en voor welke maat of toepassing het is? Zo niet, hernoem of herstructureer.
Als je vaak met verschillende ringtypes werkt (bijv. standaard vs. magnetisch), overweeg dan een subtiel label in de naam; dat helpt als je schakelt tussen een klassieke ring en een set magnetische borduurringen.
6 Resultaat & vervolg
Wat je aan het einde ziet, is een helder georganiseerde bibliotheek. Je pakt een figuur uit “Applique Characters”, merge’t met een cijfer, en slaat de reeks op in “Birthday”. Lettertypes vind je meteen via “Used Fonts”. Je zipback-ups blijven intact—voor het geval je ooit van machine wisselt of een ander formaat nodig hebt. De workflow is rustiger, sneller en schaalbaar: of je nu tien of duizend ontwerpen beheert.
Blijf je collectie actueel door periodiek te herzien. Verplaats verouderde of zelden gebruikte ontwerpen naar een archiefsubmap binnen het thema. Zo blijft de toplaag van je bibliotheek “licht” en snel te doorzoeken.
Werk je in opdrachten met vaste borduurmaten of producten, maak dan sjabloonmappen per maat of per productlijn (bijv. “Shirts 5x7”, “Bibs 4x4”). Zo koppel je direct ontwerpkeuze, ringmaat en product. Dit werkt prettig als je veelvuldig afwisselt tussen een klassiek klemraam en accessoires zoals magnetische borduurringen voor brother.
7 Probleemoplossing
Symptoom → Oorzaak → Oplossing
- Ik vind mijn ontwerp niet terug
→ Te veel plaatsen van opslag, onduidelijke namen → Werk met één hoofdmap, hernoem kort en beschrijvend; verplaats alles van het bureaublad naar de juiste themamap.
- Per ongeluk het juiste formaat weggegooid
→ Te snel opgeschoond zonder check → Haal het formaat uit je originele zipback-up. Bewaar zips altijd onaangeroerd in de back-upmap.
- Voorvertoning onduidelijk; ik wil zien wat een bestand is vóór openen
→ Verkenner toont niet altijd miniaturen voor alle formaten → Bewaar (indien meegeleverd) een PNG/JPG preview in de map, of open snel in je borduursoftware. Let op bij opschonen dat je nuttige previews niet verwijdert.
- Mijn schijf raakt vol
→ Je bewaart alle formaten én werkvarianten → Opschonen naar alleen jouw machineformaat in de werkmap; verplaats oude projecten naar een “Archive”. Back-up naar externe schijf en wis lokale dubbels.
- Ik werk met meerdere machines/formaten
→ Eén werkmap per machineformaat is verwarrend → Houd de werkmap in jouw primaire formaat. Andere formaten haal je uit de zip of exporteer je vanuit je software bij behoefte. Gebruik subtags in de naam voor speciale gevallen (bijv. “-DST-export”).
- Ik wissel vaak van ringtype
→ Bestandsnamen geven maat/raamtype niet prijs → Voeg een korte maat- of ringtag toe (bijv. “-5x7”). Zo weet je meteen of het past in je workflow met bijvoorbeeld magnetische borduurring voor brother se1900 of andere sets.
Let op Verwijder geen bestanden in bulk zonder snelle steekproefcontrole. In de reacties wees iemand op een klein 4x4-contourbestandsje dat bijna verloren ging—zoiets zie je niet altijd meteen.
Pro-tip Gebruik favorieten: maak in “Used Fonts” alleen snelkoppelingen naar je top 5 lettertypes. Zo houd je de echte bestanden op hun plek (True/Theme), maar grijp je bij productie razendsnel de juiste.
Als je daarnaast veel werkt met specifieke klemramen (zoals magnetische borduurringen voor babylock of systemen in de stijl van mighty hoop borduurringen voor brother), neem dan in je mapnamen een consistente maatnotatie op. Dat versnelt selecties bij herhaalopdrachten en beperkt fouten bij inspannen.
8 Uit de community
- “Kopieer naar twee plekken, voor de zekerheid.” Meerdere lezers volgen dit voorbeeld—een werkmap én een back-up op een externe schijf.
- “Verwijder formaten die je niet gebruikt.” Breed gedragen: het ruimt op en bespaart ruimte; mocht je later een andere machine hebben, exporteer je dan vanuit je software naar het nieuwe formaat.
- “Voorvertoning helpt tegen vergissingen.” Overweeg om een voorbeeldafbeelding te bewaren of je software te gebruiken voor een snelle blik—zeker als je veel varianten opschoont.
Tot slot: het systeem is persoonlijk. Pas het ritme en de mappen aan jouw werkpraktijk aan—zolang je consequent blijft. Begin klein, rond één batch volledig af (download → opschonen → hernoemen → sorteren → back-up) en schaal dan op.
Wie geregeld projecten sorteert op apparaat of accessoire, kan per klant of productlijn submappen maken. Dat werkt verrassend goed als je wisselt tussen standaardringen en oplossingen als magnetische borduurringen, of als je een projectreeks voorbereidt met een specifiek raamtype zoals magnetische borduurramen voor borduurmachine.
En als je ooit je collectie wilt koppelen aan je favoriete hulpstukken—van klassieke ringen tot moderne systemen—overweeg dan een eenvoudige tag in je bestandsnaam, bijvoorbeeld “-5x7-hoody” of “-6x10-tote”. Dat scheelt gissen wanneer je de volgende keer de juiste opstelling kiest, óók als je soms gebruikmaakt van accessoires in de sfeer van een mighty hoop borduurringen voor brother.